La réunion d’évaluation par les pairs : un guide pour (et par) les patients partenaires
Institut de génétique des IRSC

Édition de 2026

Table des matières

• 1.0 Introduction
  • Information contextuelle sur les réunions d’évaluation par les pairs
  • Information contextuelle sur le présent document
  • Comment utiliser ce document
  • Comment obtenir de l’aide
• 2.0 Avant de recevoir les demandes qui vous seront attribuées
• 2.1 Avant la réunion d’évaluation
  • Sélection d’une date et ordre du jour
  • Conflits d’intérêts
• 2.2 Préparation en vue de la réunion d’évaluation
• 2.3 Pendant la réunion d’évaluation
  • Comment participer à la réunion
  • Déroulement général de la réunion
  • Présentation de la demande par le président
  • Cotes initiales
  • Commentaires des évaluateurs
  • Discussion en comité
  • Cote consensuelle
  • Notes de l’agent scientifique
  • Cotation électronique
  • Discussion sur le budget
• 2.4 Cas particuliers
  • Calibrage
  • Rationalisation
• 2.5 À la fin de la réunion
• 2.6 Après la réunion
• 3.0 Glossaire

1.0 Introduction

Information contextuelle sur les réunions d’évaluation par les pairs

Les personnes chargées de l’évaluation par les pairs des demandes de subvention doivent souvent se réunir afin de discuter des forces et des faiblesses de chaque demande et s’entendre sur une recommandation en matière de financement. Ces discussions permettent de mettre en commun toutes les formes d’expertise, y compris celle issue de l’expérience concrète, afin que les candidats bénéficient d’une évaluation exhaustive du projet qu’ils proposent. C’est par ce processus que les IRSC s’assurent que les demandes retenues répondent aux objectifs de la possibilité de financement.

En général, plusieurs évaluateurs sont chargés de lire et d’évaluer chaque demande. Ces évaluateurs apportent des perspectives différentes, notamment de nature scientifique, clinique et concrète. Ensemble, tous les évaluateurs d’un concours donné forment ce qu’on appelle un « comité », mais leur collaboration se limite à la possibilité de financement précise pour laquelle ils évaluent des demandes.

Outre les évaluateurs, les participants à la réunion d’évaluation par les pairs comprennent un président, qui dirige la réunion sans toutefois agir en tant qu’évaluateur. De plus, un ou plusieurs agents scientifiques prennent des notes pendant la réunion afin de consigner les principaux points abordés. Plusieurs membres du personnel des IRSC sont également présents. Certains d’entre eux apportent un soutien direct à la réunion en assurant la correspondance avec les évaluateurs, en les aidant à se joindre à la réunion, en répondant à leurs questions, etc. Il se peut également que d’autres membres du personnel des IRSC soient présents pour observer la réunion. L’observation des réunions peut aider le personnel des IRSC à améliorer les futures possibilités de financement.

Information contextuelle sur le présent document

Le présent document a été élaboré en collaboration avec des personnes atteintes de maladies génétiques qui ont toutes une expérience de l’évaluation par les pairs. Il a aussi été éclairé par les commentaires de personnes atteintes de troubles neurologiques et cardiaques, ainsi que de leurs aidants et de leurs proches. Nous appelons ces personnes des « patients partenaires ». Ces derniers apportent des points de vue importants au processus d’évaluation par les pairs.

Nous remercions les patients partenaires de l’Institut de génétique, à savoir Lori Dagenais, Isabel Jordan, Jordan LeBlanc et Neil Merovitch, pour leur contribution à la rédaction et à la révision de ce guide et pour les commentaires formulés.

Nous remercions également les patients partenaires de l’Interconnectome cœur-cerveau, à savoir Sheila Gariepy, Alexandra Rego, Kimberly Strain et une personne qui préfère rester anonyme, qui ont lu et commenté le guide.

Comment utiliser ce document

Si le processus d’évaluation par les pairs auquel vous participez prévoit une réunion de tous les évaluateurs, il y a certaines choses que vous devriez savoir pour vous aider à vous y préparer. Le présent document part du principe que vous participerez à une réunion sur une plateforme virtuelle, comme Teams ou Zoom.

Ce document explique ce à quoi vous pouvez vous attendre lorsque vous participez à un processus d’évaluation par les pairs qui comprend une telle réunion. Il comprend des renseignements sur ce qui se passera avant la réunion d’évaluation, comment vous y préparer, comment contribuer et participer aux échanges pendant la réunion et ce que l’on attend de vous après la réunion. La table des matières vous aidera à accéder facilement aux différentes sections. De plus, les termes apparaissant en gras sont définis dans le glossaire à la fin du document.

Si vous avez des questions sur la manière d’évaluer les demandes de subvention, vous pouvez vous reporter au document intitulé « Conseils pour (et par) les patients partenaires évaluateurs ».

Comment obtenir de l’aide

Si vous avez des questions concernant n’importe quel aspect de l’évaluation par les pairs, vous pouvez contacter le membre du personnel chargé de vous accompagner dans le cadre de l’évaluation des demandes qui vous sont attribuées.

2.0 Avant de recevoir les demandes qui vous seront attribuées

• On vous invitera peut-être à participer à une réunion distincte avec l’ensemble des évaluateurs afin que vous puissiez faire connaissance. Lors de cette réunion, le personnel rappelle les objectifs de la possibilité de financement et les principes généraux de l’évaluation par les pairs.
• La plupart des évaluateurs universitaires se présentent en indiquant leur lieu de travail et leur domaine de recherche.
• En tant que patient partenaire, vous êtes libre de choisir la manière dont vous souhaitez vous présenter, et vous n’êtes pas tenu de divulguer des informations médicales personnelles.
• Il peut être intimidant d’entendre parler des titres universitaires des autres, mais n’oubliez pas que, quels que soient les titres que vous possédez ou non, vous avez été invité à participer à l’évaluation parce que votre expertise concrète est importante.
• Voici quelques exemples de choses que vous pourriez dire :
  • « Je connais bien le fonctionnement du système de santé, car je vis avec une arthrite inflammatoire depuis 30 ans. »
  • « J’ai participé en tant que patient partenaire à divers projets de recherche. »
  • « Je m’occupe d’un enfant atteint d’une maladie rare. »

2.1 Avant la réunion d’évaluation

Sélection d’une date et ordre du jour

• La réunion peut s’étaler sur un ou plusieurs jours, en fonction du nombre de demandes à évaluer.
  • Pour chaque demande, le processus prend généralement environ 25 minutes.
• La date de la réunion peut être fixée sans vous consulter au préalable. Avant d’accepter d’évaluer des demandes de subvention, il est important de vérifier si une date de réunion a été fixée et s’il est possible de la modifier. Vous pouvez demander ces renseignements au personnel des IRSC s’ils ne vous ont pas été fournis.
• Un ordre du jour indiquant l’ordre dans lequel les demandes seront discutées pendant la réunion, ainsi que les pauses, est généralement envoyé peu de temps avant la date de la réunion, puisqu’il faut disposer des cotes de tous les évaluateurs pour déterminer quelles demandes feront l’objet d’une discussion et à quel moment.
• L’ordre du jour peut être modifié le jour même de la réunion en raison de divers facteurs; par exemple, il se peut que des évaluateurs ne soient pas disponibles à certains moments parce qu’ils ont d’autres engagements. Vous avez le droit d’indiquer à quel moment vous n’êtes pas disponible.
  • Il se peut également que les pauses prévues soient déplacées, voire raccourcies, pour s’adapter aux changements d’horaire. Vous devrez peut-être vous manifester pendant la réunion ou envoyer un message aux membres du personnel des IRSC qui participent à l’organisation de la réunion pour leur faire savoir quand vous avez besoin de pauses, afin de vous assurer que vos besoins sont pris en compte.

Conflits d’intérêts

• Certains évaluateurs, dont vous, pourraient se trouver en situation de conflit d’intérêts par rapport à certaines des demandes qui feront l’objet d’une discussion. Si ces conflits ont été constatés avant la réunion, les évaluateurs concernés seront invités à quitter la salle pendant la discussion sur les demandes en question.
• Le personnel vous expliquera la procédure à suivre pour quitter la salle et y revenir. En général, vous serez placé dans la salle d’attente et pourrez réintégrer la réunion une fois que la discussion sur la demande sera terminée.
• Si vous découvrez pendant la réunion que vous avez un conflit d’intérêts qui n’avait pas été constaté auparavant, vous devez en informer immédiatement le personnel.
  • Voici quelques exemples de conflits d’intérêts pour les patients partenaires :
    • Vous êtes un patient du chercheur principal ou d’un cochercheur.
    • Vous avez été ou êtes actuellement patient partenaire dans un autre projet auquel participe le chercheur principal ou un cochercheur.
    • Vous êtes désigné comme patient partenaire dans une autre demande de financement dans le cadre du même concours de subventions.

2.2 Préparation en vue de la réunion d’évaluation

• Avant le début de la réunion, assurez-vous de pouvoir accéder à RechercheNet, que vous utiliserez pendant la réunion. Assurez-vous également d’avoir les renseignements concernant l’heure et la procédure de connexion à la réunion, et vérifiez que votre microphone et votre caméra fonctionnent correctement.
• Il pourrait vous être utile de relire ce que vous avez soumis pour chaque demande avant la réunion d’évaluation afin d’en avoir un souvenir précis.
• Une fois que vous aurez soumis vos évaluations sur RechercheNet, vous aurez accès aux autres évaluations des mêmes demandes. Il est utile de lire ces évaluations afin de vous familiariser avec les opinions des autres. Cette information peut vous aider à vous préparer pour la réunion.
  • La veille de la réunion, vous pourriez recevoir un avis du personnel des IRSC si les cotes attribuées à une demande que vous avez évaluée varient beaucoup d’un évaluateur à l’autre. Des différences entre les cotes sont normales, mais pour comprendre ces différences, il est recommandé de lire les commentaires des autres évaluateurs.
  • Veuillez contacter le personnel des IRSC si vous ne savez pas comment consulter les autres évaluations.
• D’autres demandes qui ne vous étaient pas attribuées seront évaluées au cours de la réunion.
  • Pendant la réunion, vous aurez l’occasion de poser des questions sur ces demandes et de les coter.
  • Ainsi, il peut être judicieux de prendre le temps de lire au moins le résumé en langage clair de ces autres demandes afin d’en savoir un peu plus sur chacune d’entre elles. Vous pouvez consulter ces demandes sur RechercheNet.

2.3 Pendant la réunion d’évaluation

Comment participer à la réunion

• Il est important que vous soyez présent pour discuter des demandes qui vous ont été attribuées.
• Lorsqu’il est question des autres demandes qui ne vous ont pas été attribuées, n’hésitez pas à éteindre votre caméra, à vous déplacer, à aller vous chercher quelque chose à boire ou à faire tout ce dont vous avez besoin pour être à l’aise pendant la réunion.
  • Il est bon que vous écoutiez les échanges sur les autres demandes et que vous y participiez si vous le souhaitez, mais ce n’est pas obligatoire. Cela dit, on vous demandera d’attribuer une cote à chaque demande en fonction de la discussion du comité; il pourrait donc vous être utile d’écouter la discussion afin d’avoir une compréhension générale de la justification fournie pour la cote finale.
  • Vous pourrez poser des questions et participer aux discussions sur les demandes qui ne vous ont pas été attribuées, mais si des contraintes d’horaire vous empêchent de le faire, vous pouvez quitter la réunion pendant ces discussions. Il est important d’aviser le personnel des IRSC si vous risquez de ne pas être disponible à certains moments, afin qu’il puisse voir à ce que l’ordre du jour vous permette d’être présent pour les discussions sur les demandes que vous avez évaluées.
• Veuillez ne pas utiliser le clavardage pour faire des commentaires sur les demandes. Si vous avez des commentaires ou des questions concernant une demande, vous devez les formuler verbalement.

Déroulement général de la réunion

• Le président dirige la réunion, avec le soutien du personnel des IRSC.
• Le président veille à ce que l’ordre du jour soit respecté et à ce que les évaluateurs se concentrent sur les points à aborder dans le cadre du processus d’évaluation.
• Le président peut également rappeler à l’ensemble du groupe le rôle des patients partenaires évaluateurs et veiller à ce que vous ayez l’occasion de vous exprimer.

Le tableau ci-dessous résume le processus pour chaque demande au cours de la réunion. Les sections qui suivent décrivent chaque étape du processus en détail.

Présentation de la demande par le président

• Le président présente la demande à discuter en citant le nom du chercheur principal qui l’a soumise.
• Il demande ensuite au personnel des IRSC de veiller à ce que tout évaluateur se trouvant en situation de conflit d’intérêts soit retiré de la réunion avant de poursuivre.

Cotes initiales

• Avant que les évaluateurs ne fassent part de leurs commentaires, le président invite tous les évaluateurs affectés à la demande à mentionner leurs cotes initiales. Il s’agit de la cote que vous avez attribuée au moment de soumettre votre évaluation, avant la réunion.
  • Pour chaque demande, les évaluateurs peuvent représenter des points de vue ou des domaines d’expertise différents, comme des universitaires et des patients partenaires. Les évaluateurs sont appelés « évaluateur 1 », « évaluateur 2 », etc.
  • Vous ne serez désigné comme évaluateur 1 pour aucune demande; vous n’aurez donc pas à prendre la parole en premier.
• En entendant toutes les cotes à haute voix, le président et les autres évaluateurs se font une première impression de la qualité de la demande et savent s’il existe des différences majeures entre les cotes attribuées.
• Votre cote peut différer de celle des autres évaluateurs, car vous apportez un point de vue différent. Cela n’est pas un problème; au contraire, vous pourriez avoir remarqué quelque chose que les autres évaluateurs ont manqué, mais qui mérite une discussion.
• Le personnel des IRSC consigne ces cotes afin d’obtenir une cote moyenne qui sera utilisée plus tard, lorsque viendra le moment pour tout le monde de s’entendre sur ce qu’on appelle une cote consensuelle.

Commentaires des évaluateurs

• Une fois les cotes initiales mentionnées, le président demande à l’évaluateur 1 de présenter brièvement la demande de subvention ainsi que ses points forts et ses points faibles. Il invite ensuite les autres évaluateurs, dont vous, à mentionner tout autre point fort ou point faible qui n’aurait pas encore été évoqué.
• Si cela vous aide à suivre la discussion, vous pouvez prendre des notes sur les commentaires des autres évaluateurs.
• Lorsque c’est à votre tour de prendre la parole, il est important que vous fassiez part de votre savoir concernant la demande, même si vous n’êtes pas certain que votre point de vue diffère de ce qu’ont dit les autres évaluateurs. Vous pouvez être en désaccord avec les autres évaluateurs; cela n’est pas un problème.
  • Voici quelques exemples de façons dont vous pouvez formuler vos commentaires :
    • « En tant que patient, je pense que… »
    • « Mon opinion diffère de celle des autres évaluateurs, car d’après mon expérience… »
• Vous pouvez relire l’évaluation écrite que vous avez soumise avant la réunion pour vous rappeler les points que vous souhaitez aborder.
• Si d’autres évaluateurs font des commentaires sur les partenariats avec les patients, vous pouvez indiquer si vous partagez leur avis et ajouter vos propres remarques à ce sujet.

Discussion en comité

• Une fois que tous les évaluateurs ont donné leur avis sur la demande, le président invite les autres évaluateurs qui n’ont pas été affectés à cette demande à poser des questions et à contribuer à la discussion sur la demande.
• En ce qui concerne les demandes que vous n’avez pas été chargé d’évaluer, c’est le moment de poser des questions et de faire part de votre point de vue.

Cote consensuelle

• À cette étape, le président rappelle à tout le monde quelle était la cote moyenne de la demande avant la discussion. Il demande ensuite aux évaluateurs chargés de la demande s’ils approuvent la cote moyenne ou s’ils souhaitent la modifier.
• Il arrive souvent que la cote soit ajustée à l’issue des discussions, car celles-ci permettent aux évaluateurs de prendre connaissance de nouveaux points de vue. Les évaluateurs s’accordent alors sur une nouvelle « cote consensuelle ».

Notes de l’agent scientifique

• Le président demande à l’agent scientifique de présenter un résumé de la discussion.
  • L’agent scientifique est généralement un chercheur universitaire dont la tâche consiste à suivre le déroulement de la discussion sur la demande. Il prend des notes au fur et à mesure, puis fait part au groupe de ce qu’il a retenu concernant les points forts et les points faibles de la demande.
• Les évaluateurs ont ensuite la possibilité de corriger les notes prises par l’agent scientifique ou encore d’ajouter ou de supprimer des points.

Cotation électronique

• Tous les évaluateurs, qu’ils aient été affectés à la demande ou non, attribuent une cote en toute confidentialité par RechercheNet. La cote doit se situer dans une fourchette de 0,5 au-dessus ou en dessous de la cote consensuelle.
  • Par exemple, si la cote consensuelle est de 4,0, vous pouvez attribuer à la demande une cote de 3,5 à 4,5.

Discussion sur le budget

• Le président sollicite ensuite des commentaires sur le budget de la demande. Le budget n’est généralement pas abordé dans l’évaluation de la demande proprement dite, mais vous pourriez avoir des commentaires à ce sujet, car il s’agit d’un élément important à prendre en compte lors de l’évaluation du partenariat avec les patients.
• En donnant votre avis lors de la discussion en comité, vous avez eu l’occasion de de faire des commentaires généraux sur les éléments inclus ou manquants dans le budget qui ont une incidence sur votre évaluation du partenariat avec les patients.
• Au cours de cette discussion portant spécifiquement sur le budget, vous pouvez approfondir vos commentaires précédents, par exemple en donnant votre avis sur le caractère adéquat ou inadéquat de la compensation offerte aux patients partenaires.

Le président invite ensuite les membres du comité à passer à la demande suivante, et le processus ci-dessus est répété pour chaque demande.

2.4 Cas particuliers

Calibrage

Au début de la réunion, le comité peut procéder à un exercice de calibrage afin de donner à chacun une idée de l’écart entre la meilleure demande et celles qui sont plus faibles, mais qui dépassent néanmoins le seuil de cotation requis pour faire partie de la réunion (voir la section « Rationalisation » ci-dessous).

Pour ce faire, le personnel des IRSC établira l’ordre du jour de sorte que le comité commence par discuter de demandes qui :

• représentent différents niveaux de qualité (une solide, une moyenne et une plus faible);
• font l’objet d’un consensus parmi les évaluateurs affectés aux demandes;
• ne sont accompagnées d’aucun conflit ou de peu de conflits d’intérêts.

L’évaluation se déroulera comme il est décrit ci-dessus pour chaque demande.

Rationalisation

Certaines demandes pourraient ne pas faire l’objet d’une discussion, même si vous avez attribué une cote et formulé des commentaires. En effet, les demandes peuvent être écartées par rationalisation en fonction des commentaires de l’ensemble des évaluateurs chargés de les évaluer.

• Si la cote moyenne d’une demande est inférieure au seuil de l’admissibilité au financement (aux IRSC, les demandes doivent avoir une cote minimale de 3,5 pour être considérées comme « subventionnables »), la demande ne fait pas l’objet d’une discussion, car il est impossible qu’elle soit financée.
• Les évaluateurs sont informés pendant la réunion des demandes qui ont été écartées par rationalisation. Si vous ou un autre évaluateur estimez fermement qu’une demande devrait tout de même être abordée en comité, il est possible de l’ajouter à l’ordre du jour en le signalant au personnel.
• Les candidats recevront tout de même les commentaires des évaluateurs afin qu’ils sachent pourquoi ils n’ont pas obtenu de financement et ce qu’ils doivent améliorer la prochaine fois.

2.5 À la fin de la réunion

• Une fois toutes les demandes examinées, le président invite chacun à donner son avis sur le processus d’évaluation en soi.
  • Vous pouvez faire part de toute préoccupation ou incertitude que vous avez pu avoir lors de la réalisation de vos évaluations ou au cours de la réunion. Par exemple, certains évaluateurs ont déjà mentionné le manque de clarté des objectifs d’une possibilité de financement. Ces commentaires sont importants pour améliorer les futures possibilités de financement.
• Même après la réunion, les IRSC tiennent à connaître vos réflexions sur le processus et votre expérience en tant qu’évaluateur, entre autres choses. Ainsi, si vous préférez ne pas vous exprimer pendant la réunion ou si quelque chose vous vient à l’esprit plus tard, vous pouvez faire part de vos commentaires par courriel ou au cours d’une réunion de suivi avec le personnel des IRSC.
  • Dans certains cas, il peut y avoir un membre du personnel des IRSC chargé spécifiquement de soutenir les patients partenaires. Vous pouvez communiquer avec cette personne pour parler de n’importe quel aspect de votre expérience.

2.6 Après la réunion

• Vos cotes et vos commentaires sont traités de la même manière que ceux des autres évaluateurs. Ensemble, les cotes et les commentaires de l’ensemble du comité permettront d’établir un classement des demandes à prendre en considération en vue d’un financement.
• Après la réunion, vous disposez d’une semaine pour apporter des modifications aux évaluations que vous avez soumises par RechercheNet. Vous souhaiterez peut-être modifier certains de vos commentaires à la lumière des discussions qui ont eu lieu lors de la réunion d’évaluation, mais ce n’est pas obligatoire.
• Une fois vos évaluations finales soumises, vous devez détruire tout document lié aux demandes que vous avez évaluées.
  • Vous devez notamment supprimer les fichiers de votre ordinateur et de tout autre appareil électronique, et recycler les copies imprimées et les notes que vous avez prises sur papier.
• Le personnel des IRSC vous contactera au sujet de la compensation et du remboursement de frais qui vous sont offerts, le cas échéant. Vous devrez peut-être remplir des documents administratifs pour recevoir les fonds en question.
• Vous ne serez pas informé directement des demandes qui sont financées. Pour connaître les résultats du concours, vous pouvez consulter la base de données sur les décisions de financement des IRSC environ un mois après la réunion d’évaluation.

3.0 Glossaire

Vous trouverez ci-dessous quelques termes qui reviennent souvent dans le contexte des réunions d’évaluation par les pairs.

Agent scientifique (AS) : Personne, généralement un universitaire, qui prend des notes sur les discussions du comité. Les notes de l’AS doivent être claires et concises, contenir des commentaires objectifs et constructifs, et donner aux candidats un aperçu de la discussion du comité concernant leur demande.

Conflit d’intérêts : Situation dans laquelle les intérêts personnels ou professionnels d’un évaluateur, notamment ses relations avec les candidats, pourraient influencer son objectivité au cours du processus d’évaluation.

Cote consensuelle : Cote sur laquelle s’accordent les évaluateurs affectés à une demande. Si ceux-ci ne parviennent pas à s’entendre sur une cote, la moyenne de leurs cotes sera utilisée comme cote consensuelle.

Demande écartée par rationalisation : Demande qui ne fait pas l’objet d’une discussion car sa cote moyenne est inférieure au seuil de l’admissibilité au financement (aux IRSC, les demandes doivent avoir une cote minimale de 3,5 pour être considérées comme « subventionnables ») et il est donc impossible qu’elle soit financée.

Calibrage : Exercice consistant à examiner quelques demandes spécifiques au début de la réunion afin de donner à chacun une idée de l’écart entre la meilleure demande et celles qui sont plus faibles, mais qui dépassent néanmoins le seuil de cotation requis pour faire partie des discussions en comité.

Président : Personne, généralement un universitaire, chargée de veiller à l’efficacité, à l’objectivité et au fonctionnement harmonieux du comité d’évaluation. Le président doit également établir et maintenir un cadre positif, constructif et impartial tout au long du processus d’évaluation.

Universitaire : Personne occupant un poste dans une université ou un hôpital, employée pour mener des recherches, enseigner ou recevoir des patients.

Date de modification :

2026-06-19