La participation et la réactivité dans le cadre de l'évaluation par les pairs
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Bienvenue dans ce module d'apprentissage, qui aura pour objet la participation et la réactivité dans le cadre de l'évaluation par les pairs.
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Les objectifs d'apprentissage
Au terme de ce module, vous saurez :
- Discerner les contributions inconvenantes pendant les réunions de comité,
- Reconnaître les manques de professionnalisme et de préparation à éviter lors des réunions de comité, et
- Saisir l'importance de réagir rapidement pour faciliter le déroulement des réunions.
Introduction
Les IRSC ont recours à des pratiques d'assurance de la qualité des évaluations par les pairs afin d'inciter l'ensemble des évaluateurs à se conformer aux normes les plus strictes d'excellence et d'intégrité des processus de l'organisme. Dans le cadre des pratiques d'assurance de la qualité, on mesure la capacité des pairs évaluateurs à satisfaire aux attentes suivantes :
- Produire des évaluations de qualité
- Participer activement
- Faire preuve de réactivité
Introduction 2
Le critère de rendement relatif à la participation se divise en trois volets. Les contributions, qui correspondent à l'attente que les évaluateurs fournissent des évaluations de grande qualité et qu'ils participent de manière constructive aux discussions de leur comité. Le professionnalisme, qui correspond à l'attente que les évaluateurs fassent preuve d'un comportement approprié et respectueux. La préparation, qui correspond à l'attente que les évaluateurs connaissent et respectent les processus d'évaluation par les pairs des IRSC ainsi que les rôles et les responsabilités des comités. En ce qui concerne la réactivité, les IRSC s'attendent à ce que les évaluateurs respectent l'échéancier des concours et communiquent avec célérité avec le personnel des IRSC. Le module abordera les attentes relatives au rendement des pairs évaluateurs en utilisant des exemples issus de cas réels. L'accent sera mis sur les comportements appropriés lors des réunions de comité.
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Veuillez choisir l'indicateur de rendement sur lequel vous souhaitez vous renseigner :
- Les contributions
- Le professionnalisme
- La préparation
- La réactivité
Les éléments des contributions
La présente section vous aidera à apporter des contributions utiles au processus d'évaluation par les pairs. Ces contributions se divisent en deux volets :
- Les évaluations écrites – Il est attendu des évaluateurs qu'ils fournissent des évaluations écrites de grande qualité, généralement sous la forme d'une cote (ou d'une note) accompagnée de commentaires explicatifs, avant la réunion de leur comité.
- La participation constructive aux discussions – Il est attendu des évaluateurs qu'ils participent efficacement aux discussions tenues lors des réunions d'évaluation par les pairs.
Le présent module portera principalement sur la participation constructive aux discussions, le deuxième volet des contributions à apporter à l'évaluation par les pairs. Pour obtenir plus de renseignements sur la production d'évaluations écrites de qualité, veuillez cliquer sur le bouton qui se trouve dans le coin inférieur droit de l'écran.
Les contributions
Pour contribuer de manière utile aux discussions entourant l'évaluation par les pairs, les évaluateurs doivent d'une part justifier la cote attribuée aux demandes qui leur sont assignées en présentant avec concision leurs forces et leurs faiblesses, et d'autre part participer de façon significative aux discussions sur les demandes pour lesquelles ils possèdent une expertise pertinente. Ils ont également la responsabilité de se familiariser avec les demandes qui ne leur sont pas assignées ou tout au moins en lire les résumés. Même si leur expertise est limitée, les évaluateurs peuvent poser des questions et veiller à ce que les cotes et les commentaires soient uniformes d'une demande à une autre. Ils sont en outre tenus de voir à ce que leurs commentaires soient exacts, au mieux de leurs connaissances, et de s'assurer que leurs propos sont clairement entendus par tous les membres qui se trouvent dans la salle de réunion ainsi que par les évaluateurs participant par téléconférence.
Vérification des connaissances 1
Mettez vos connaissances à l'épreuve! Parmi les propositions suivantes, quelles contributions nuisent au bon déroulement des réunions de comité? Sélectionnez toutes les réponses qui s'appliquent, puis soumettez-les.
- Formuler des commentaires de manière désordonnée et imprécise, au point de susciter la confusion autour des aspects ayant justifié la cote attribuée à une demande;
- Se concentrer sur de menus détails des demandes qui ne font pas avancer les discussions;
- Poser des questions sur les demandes dans des domaines où l'on ne possède que des connaissances fragmentaires;
- Lire les évaluations mot pour mot au lieu de présenter les principaux aspects qui déterminent la cote consensuelle;
- S'être familiarisé avec les demandes assignées aux autres évaluateurs;
- Parler trop bas pour être entendu clairement par tous les membres.
Bonnes réponses : A, B, D et F
Rétroaction : Bonne réponse!
Les discussions tenues lors des réunions de comité peuvent être constructives et fructueuses lorsque ces comportements sont évités.
Rétroaction pour la mauvaise réponse :
Mauvaise réponse! Veuillez réessayer.
Il est attendu des évaluateurs qu'ils se familiarisent avec les demandes qui ne leur sont pas assignées et à ce qu'ils posent des questions sur les demandes dans des domaines où ils ne possèdent que des connaissances fragmentaires.
L'importance des contributions
Vos contributions aux discussions de votre comité sont importantes, notamment pour :
- Renforcer la transparence et la probité du processus d'évaluation par les pairs;
- Assurer le caractère équitable et objectif des évaluations dans le cadre de discussions entre pairs;
- Forger efficacement un consensus autour des mérites des demandes;
- Éclairer l'attribution des cotes;
- Prévenir les cas de fraude et d'inconduite grâce à un examen minutieux des demandes.
Le professionnalisme
La présente section porte sur le rôle que joue le professionnalisme dans le processus d'évaluation par les pairs. Les divergences d'opinions entre évaluateurs sont monnaie courante lors des réunions de comité, raison pour laquelle le respect mutuel est impératif. Concentrer les critiques sur les idées présentées plutôt que sur ses pairs, tenir compte de la diversité des points de vue et faire cas des différences d'interprétation sont des exemples de comportements qui facilitent les discussions et l'attribution de cotes consensuelles.
Le respect rigoureux de la confidentialité et des politiques en matière de conflits d'intérêts a également son importance et veut que les membres du comité se gardent de divulguer des informations liées aux réunions d'évaluation par les pairs et à la composition de leur comité, et ce, dans toutes leurs communications, y compris sur les plateformes de médias sociaux. Les discussions entre pairs doivent pour leur part être exemptes de comportements agressifs, de propos partiaux ou discriminatoires et de commentaires jugés irrévérencieux ou arrogants.
Réduire les perturbations au minimum
Le professionnalisme consiste également à réduire au minimum les interruptions pendant les réunions. On s'attend à ce que les évaluateurs n'effectuent aucune tâche en simultané (p. ex. consulter des courriels ou envoyer des textos) afin qu'ils restent pleinement attentifs pendant les réunions. Ils doivent éviter toute action susceptible d'interrompre le fil des discussions ou de distraire les autres participants. À titre d'exemple, ils ne devraient jamais quitter la réunion plus tôt que prévu sans préavis, s'absenter pendant de longues périodes ou entamer une conversation en parallèle durant les réunions. Ces comportements peuvent retarder la prise de décisions, créer de la confusion et augmenter la charge de travail des autres membres du comité et du personnel des IRSC. En demeurant attentif et présent tout au long de la réunion, vous démontrerez du respect envers vos collègues et vous favoriserez des délibérations efficaces et équitables.
Le manque de professionnalisme
Voici quelques exemples de comportements dont ont été témoins le personnel des IRSC et les membres cadres des comités qui révèlent un manque de professionnalisme à éviter :
- Employer un langage injurieux, formuler des commentaires partiaux, emprunter un ton de voix empreint d'arrogance, de condescendance ou d'agressivité ou interrompre ses pairs pendant leur prise de parole;
- Adopter une attitude inflexible, échouer à respecter les directives des membres cadres des comités ou ne pas tenir compte des opinions de ses pairs;
- Manifester de l'agressivité et intimider les pairs qui expriment des points de vue divergents, ce qui rend les décisions consensuelles difficiles;
- Se laisser fréquemment distraire par des questions sans lien avec les réunions;
- Annoncer sa participation ou celle de collègues à des réunions d'évaluation par les pairs dans les médias sociaux et par d'autres moyens de communication.
Il convient de noter que ces comportements n'ont pas leur place dans un comité d'évaluation par les pairs et que les membres des comités sont assujettis à l'Accord sur les normes de pratique des IRSC pour l'évaluation par les pairs ainsi qu'au Code de conduite et à l'Accord sur les conflits d'intérêts et la confidentialité de l'organisme.
Veuillez cliquer sur les boutons situés dans le coin inférieur droit de l'écran pour consulter l'Accord sur les normes de pratique des IRSC pour l'évaluation par les pairs ainsi que les politiques et procédures qui régissent le processus.
L'importance du professionnalisme
Faire preuve de professionnalisme est important, notamment pour :
- Insuffler un esprit de coopération, de bienveillance et d'inclusion qui influe positivement sur l'environnement de travail;
- Inciter les membres des comités à participer aux futurs concours soumis à des évaluations par les pairs;
- Consolider la réputation des évaluateurs au sein de la communauté scientifique;
- Attester de l'efficacité et de la fiabilité des résultats des évaluations.
La préparation
La présente section vise à mettre en lumière l'importance d'une préparation adéquate aux réunions d'évaluation par les pairs. Il est attendu des évaluateurs qu'ils aient suivi l'intégralité des modules obligatoires d'autoformation en amont des réunions et qu'ils se tiennent au fait des politiques des IRSC. Il leur incombe également de se préparer aux discussions de leur comité en se tenant prêts à présenter les forces et les faiblesses des demandes qu'ils ont évaluées, mais aussi en prenant connaissance des commentaires des autres évaluateurs ainsi que des cotes qu'ils ont accordées à leurs demandes respectives. Les évaluateurs sont en outre invités à inscrire les dates des réunions à leur calendrier et à prendre les dispositions nécessaires pour faciliter leur présence aux réunions et assurer leur participation active pendant toute leur durée.
Se préparer à l'évaluation virtuelle
Il importe de se préparer à participer pleinement aux réunions d'évaluation par les pairs, en particulier si elles se déroulent en mode virtuel. Autrement dit, les évaluateurs doivent réserver le temps nécessaire dans leur horaire et vérifier que leur caméra et leur microphone fonctionnent à l'avance pour assister à l'intégralité des réunions. De surcroît, les évaluateurs prennent part aux discussions sur toutes les demandes pour lesquelles leur expertise est pertinente, y compris les demandes qui leur sont attribuées. Ils ne peuvent s'absenter qu'en cas d'urgence et, dans la mesure du possible, doivent en informer le personnel des IRSC en amont.
L'environnement est un autre aspect essentiel de la préparation aux réunions virtuelles des comités. Les évaluateurs doivent participer à la réunion depuis un endroit tranquille et privé afin de préserver la confidentialité des discussions et de réduire les distractions. Les caméras doivent rester stables, et les bruits de fond doivent être réduits au minimum. Évitez de vous joindre à la réunion à partir d'un espace public ou d'un environnement où des interruptions – comme des conversations, des mouvements ou des aboiements de chiens – pourraient se produire. Le choix de l'environnement aidera à assurer la concentration des évaluateurs et à garantir que toutes les demandes sont examinées de manière équitable et uniforme.
Vérification des connaissances 2
Mettez vos connaissances à l'épreuve! Parmi les propositions suivantes, quels comportements découlant d'un problème de préparation doivent être évités pendant les réunions de comité? Sélectionnez toutes les réponses qui s'appliquent, puis soumettez-les.
- Prendre la parole quand ce n'est pas son tour.
- Utiliser son cellulaire pendant les réunions.
- Ne pas s'être familiarisé avec les cotes attribuées par les autres évaluateurs ou avec les commentaires qu'ils ont écrits sur les demandes qui leur ont été assignées.
- Demander des éclaircissements à répétition sur les instructions relatives aux réunions de comité.
Bonnes réponses : C et D
Rétroaction : Bonne réponse!
Ces comportements ont été relevés par le personnel des IRSC et les membres des comités et sont à éviter pendant les réunions.
Prendre la parole quand ce n'est pas son tour et utiliser son cellulaire pendant les réunions sont également problématiques, mais relèvent avant tout d'un manque de professionnalisme.
Rétroaction pour la mauvaise réponse :
Mauvaise réponse! Veuillez réessayer.
Prendre la parole quand ce n'est pas son tour et utiliser son cellulaire pendant les réunions sont problématiques, mais relèvent avant tout d'un manque de professionnalisme.
L'importance de la préparation
Les évaluateurs adéquatement préparés contribuent à la productivité et à l'efficacité des réunions de comité, démontrent leur respect pour le temps de leurs pairs et facilitent l'examen équitable et raisonnable de toutes les demandes.
La réactivité
La présente section met en lumière l'importance de faire preuve de réactivité pour assurer le bon déroulement du processus d'évaluation par les pairs. Les évaluateurs ont la responsabilité de respecter les échéances des concours établies et communiquées par le personnel des IRSC, mais aussi d'informer ce dernier au plus tôt s'ils ne sont pas en mesure de respecter leurs engagements. Ils ont également le devoir d'envoyer leurs cotes et leurs évaluations dans les délais prescrits.
Le manque de réactivité
Voici quelques exemples illustrant un manque de réactivité observés lors de réunions de comité :
- Ne pas tenir compte de tous les conflits d'intérêts possibles avec une demande assignée, provoquant sa réassignation à la dernière minute.
- Terminer des tâches tardivement (p. ex. envoyer les cotes, les évaluations des demandes et les déclarations de conflits d'intérêts après la date limite), compromettant par la même occasion le respect des échéances fixées et le processus d'évaluation par les pairs, ce qui augmente la charge de travail des membres cadres des comités et du personnel des IRSC.
- Ne pas mettre à jour les évaluations, les commentaires et les cotes au terme des réunions alors que des modifications ont été décidées pendant les discussions.
L'importance de la réactivité
L'envoi tardif des évaluations empêche les IRSC de planifier les réunions d'évaluation et nuit à la préparation aux discussions de tous les membres d'un comité. La ponctualité est une marque de respect envers les autres évaluateurs. Les personnes qui ne respectent pas les échéances ou qui sont chroniquement tardives entravent le processus d'évaluation par les pairs, en particulier si elles manquent le début des réunions. Les retards occasionnels peuvent survenir, mais les évaluateurs qui en font une habitude engendrent inutilement une augmentation de la charge de travail des autres membres de leur comité et du personnel de IRSC.
Vérification des connaissances 3
Mettez vos connaissances à l'épreuve! Lisez le scénario suivant attentivement, puis appuyez-vous sur les informations fournies pour sélectionner la bonne réponse. Cliquez sur le bouton pour soumettre votre réponse.
Scénario : La date limite pour envoyer les cotes et les évaluations des demandes qui vous ont été assignées approche à grands pas, mais en raison de circonstances exceptionnelles, il se pourrait que vous ne soyez pas en mesure de la respecter. Que devriez-vous faire?
- Évaluer vos demandes à la hâte pour les envoyer à temps.
- Ne pas vous inquiéter, car vous pouvez les envoyer ultérieurement.
- Contacter le personnel des IRSC et les informer de la situation.
- Veiller à envoyer vos cotes à la date limite, puis transmettre vos commentaires après la réunion.
Bonne réponse : C
Rétroaction : Bonne réponse!
Votre agent de comité vous aidera à minimiser les effets de votre retard sur la planification de la réunion et sur le processus d'évaluation par les pairs.
Rétroaction pour la mauvaise réponse :
Mauvaise réponse! Veuillez réessayer.
Conclusion
Félicitations! Vous avez maintenant terminé le module d'apprentissage sur la participation et la réactivité dans le cadre de l'évaluation par les pairs.
Les mesures énumérées précédemment – se préparer, faire preuve de professionnalisme et être prêt à répondre – sont essentielles pour maintenir l'intégrité et l'efficacité du processus d'évaluation par les pairs.
En les respectant, vous :
- Maintenez la confidentialité des réunions, car vous protégez les renseignements de nature délicate;
- Soutenez l'équité et la transparence afin que chaque demande soit examinée de manière uniforme et impartiale;
- Faites preuve de professionnalisme, évitez les perturbations et créez un environnement respectueux et inclusif où tous les points de vue sont considérés;
- Instaurez un climat de confiance et renforcez l'efficacité au sein du groupe, afin que les réunions se déroulent sans heurts et que les décisions soient prises en collaboration.
Le respect de ces normes assure l'efficacité, l'équité et la fiabilité de l'évaluation par les pairs. Votre engagement à adopter les comportements susmentionnés contribue à créer un environnement d'évaluation favorable pour tous les participants.
Sondage
Avant de conclure le module, nous vous prions de remplir ce formulaire afin d'aider les IRSC à faire un suivi des apprentissages et à améliorer leurs produits. Si vous n'êtes pas en mesure de répondre au sondage ci-dessous, veuillez le consulter directement. Cliquez sur le bouton Suivant dans la barre de lecture une fois que vous avez soumis le sondage.
Ressources
Cliquez sur les ressources ci-dessous pour consulter des pages importantes liées à l'Assurance de la qualité des évaluations – Participation et réactivité dans le cadre de l'évaluation par les pairs. Nous vous encourageons également à remplir le formulaire de rétroaction sur le module.
- Évaluation par les pairs : Politiques et procédures
- Normes de pratique des IRSC pour l'évaluation par les pairs
- Effectuer des évaluations de qualité
- Assurance de la qualité des évaluations par les pairs
- Considérations liées au sexe et au genre
- Date de modification :